Volg deze 19 tips voor een succesvolle, inspirerende bijeenkomst.
Wil je een zakelijk evenement organiseren? Je wilt je gasten de best mogelijke ervaring geven. Een slecht georganiseerde bijeenkomst heeft niet de gewenste uitstraling en is verspilde tijd, geld en moeite. Ik bezocht de afgelopen jaren honderden bijeenkomsten. Volg deze 19 tips voor een succesvolle en inspirerende bijeenkomst waar je gasten nog lang over napraten.
1) Hoe raak je mensen en hoe houd je de aandacht vast?
Een evenement is emotie. Raak mensen door verhalen te (laten) vertellen, de boodschap beklijft dan beter. Een inspirerende spreker weet zijn publiek met zijn verhaal bij de keel te grijpen.
2) Wat is het doel van de bijeenkomst?
Zorg dat het doel van de bijeenkomst van tevoren helder is. Communiceer dit duidelijk binnen de organisatie van je evenement en naar je doelgroep toe.
3) Wie zijn je deelnemers?
Weet je wie er in de zaal aanwezig zijn? Een publiek van burgemeesters en hoge ambtenaren vraagt een andere benadering dan een publiek van louter risicomanagers. Welke benadering werkt het beste voor jouw publiek?
4) Wat boeit jouw doelgroep/deelnemers?
Is je onderwerp van voldoende belang voor je doelgroep? Toets dit vooraf. Maak een belronde bij je doelgroep en vraag of het hoofdthema goed aansluit op de actualiteit en de beleving van de potentiële deelnemers. Zo niet, pas het aan.
5) Wat zijn de doelen van je deelnemers?
Vraag je deelnemers vooraf wat hun doelen zijn voor deze bijeenkomst. Wat willen ze eruit halen? In welke informatie zijn ze geïnteresseerd?
6) Verwachtingenmanagement
Communiceer vooraf welke thema’s of knelpunten er aan de orde worden gesteld, welke sprekers er komen en hoe ze bijdragen aan de oplossing van het knelpunt of de inzichten die het publiek heeft. Maak ook duidelijk waarom het van belang is dat je doelgroep hier aanwezig is. Wordt er een belangrijke beslissing genomen? Wordt er kennis gedeeld? Zijn er interessante netwerkmogelijkheden?
7) Hoe bouw je de spanning op naar je evenement toe?
Stuur jouw doelgroep in de weken voorafgaand aan het evenement prikkelende en actuele vragen, gerelateerd aan het thema van de bijeenkomst. Laat je doelgroep reageren, zodat er vooraf al interactie ontstaat (via linkedin, social media). Zo kun je op basis hiervan zelfs je sessies inhoudelijk optimaliseren en je creëert buzz op het internet waardoor je twijfelaars over de streep trekt zich toch in te schrijven.
8) Is er voldoende tijd om te netwerken?
Als je tijd maakt om te netwerken, zorg dat er ook tijd is waar deelnemers met elkaar kennis kunnen maken, juist op persoonlijk niveau. Dit kun je doen door het evenement te starten met de vraag of of alle bezoekers zich willen voorstellen aan de persoon naast hem of haar. Start daarna pas met het programma. Zorg voor voldoende netwerktijd en een rustige netwerkruimte met een goede akoestiek.
9) Hoe kun je je onderwerp op de meest pakkende manier brengen?
Wat is het gekozen perspectief op het thema? Verras je je publiek met een pakkende video? Of leg je het publiek een dilemma voor? Gebruik je multimedia, of wil je juist dat de zaal met elkaar in discussie gaat? Nodig je experts uit die hun verhaal doen of wil je het verhaal van de andere kant horen? Van klanten, gebruikers, slachtoffers of medewerkers?
10) Wil je gebruik maken van sprekers? Hoe zorg je dat sprekers hun keynote/speech binnen de tijd afronden?
Ervaren sprekers weten keurig binnen de tijd hun publiek te bespelen en te inspireren.
Een grote ergernis voor het publiek en de organisatie zijn sprekers die veel meer tijd gebruiken dan gepland. Met de volgende maatregelen zorg je dat iedere spreker zijn verhaal binnen de gestelde tijd afrondt.
- Instrueer iedere spreker duidelijk over de tijd die hij/zij krijgt om hun verhaal te doen.
- Zorg voor een klok op het podium. Het liefst een klok die aftelt. Dit kan tegenwoordig eenvoudig met een tablet. Iedere tablet heeft een aftelfunctie, en anders kun je deze wel verkrijgen in een app. De klok/tablet is alleen zichtbaar voor de spreker en niet voor het publiek.
- Om te voorkomen dat de spreker zijn tijd gaat overschrijden, geef duidelijk aan: je hebt nog vijf minuten om je verhaal af te ronden. Dit is de taak van de dagvoorzitter.
- Als de tijd verstreken is geeft de dagvoorzitter nogmaals netjes aan dat de spreker zijn verhaal af moet ronden.
- Mocht de spreker maar geen eind aan zijn verhaal weten te maken? In dat geval wordt het tijd voor de dagvoorzitter om in te grijpen. De dagvoorzitter heeft de mogelijkheid de spreker netjes te onderbreken en zijn verhaal te beëindigen.
11) Wat is de hoofdboodschap en wat is de rode draad in het verhaal van de sprekers?
Investeer in een goede voorbereiding met de sprekers. Laat sprekers vooraf hun presentaties/verhaal afstemmen.
12) Hoe kun je het publiek gezamenlijk een ervaring laten beleven?
Tijden van stilzitten en alleen maar luisteren liggen achter ons. Mensen willen meedenken, meedoen en invloed uitoefenen. Enkele suggesties voor interactieve elementen tijdens jouw bijeenkomst:
- Vraag aan sprekers of ze door interactie het publiek bij hun verhaal en standpunten betrekken.
- Je kan het publiek samen laten debatteren.
- Laat het publiek stemmen (op stellingen bijvoorbeeld).
- Je kan ze invloed op het programma laten uitoefenen door ze keuzemogelijkheden te geven.
- Maak gebruik van de kennis die onder het publiek aanwezig is, vraag het publiek om input en laat ze hun kennis delen.
13) Draagt de ambiance van de zaal bij aan de beleving van het publiek?
De zaal heeft invloed op hoe jouw doelgroep je bijeenkomst zal ervaren. Je hoeft niet perse Carré af te huren. Zorg voor een passende ambiance om jouw boodschap succesvol te communiceren.
14) Wat is de juiste opstelling van de zaal?
Veruit de meeste bijeenkomsten hanteren de theateropstelling. Is deze wel de meest geschikte voor jouw bijeenkomst? Als je het podium in het midden zet, zit iedereen dichtbij. Daardoor hou je makkelijker de aandacht vast en leggen de sprekers makkelijker contact met het publiek.
15) Wat is de juiste duur van de bijeenkomst? Welke waarde voeg je toe?
Beter een korte, pakkende bijeenkomst dan een bijeenkomst waar een deel van de toehoorders halverwege de uitgang zoekt. Wil je een event van 09.00 tot 17.00 uur organiseren? “It better be good!”. Welke waarde kun je toevoegen voor je doelgroep dat ze bereid zijn zich een hele dag vrij te maken? Als je die vraag niet helder kunt beantwoorden, kort de bijeenkomst dan in.
16) Hoe sluit je de bijeenkomst af?
Is een bedankje genoeg? Suggesties voor een inspirerende afsluiting:
Laat zien dat er consensus is bereikt. Of welke resultaten er zijn geboekt. Nodig iemand uit van gewicht en overhandig hem/haar de resultaten. Herhaal de hoofdboodschap en zet mensen aan tot actie. Vraag om commitment. Dat kan door mensen hun arm op te laten steken of nog beter: vraag of ze opstaan als ze de resultaten/plannen actief ondersteunen en mee willen doen.
17) Versterken de audiovisuele middelen de impact van je bijeenkomst?
Bespaar niet op audiovisuele middelen. Mensen zijn tegenwoordig verwend als het om beeld en geluid gaat. Ik geef altijd het advies om de grote projectieschermen te gebruiken. Recent sprak ik tijdens een bijeenkomst waar in een drie verdiepingen tellend atrium slechts een paar kleine LCD schermen waren opgesteld. Achteraf zijn daar veel klachten over binnengekomen, en terecht!
Veel moderne kantoorpanden hebben glazen buitenwanden. Daglicht en zonlicht degradeert de kwaliteit van het geprojecteerde beeld. Een goede eventbeamer en/of zonwering doen hier wonderen. Belangrijk: test de audiovisuele middelen, de beamer, de laptop(s), geluid en de presentaties vooraf.
18) Voldoet de bijeenkomst aan de verwachtingen van je deelnemers?
Zorg voor een enquête achteraf ter evaluatie (liefst digitaal). Vraag deelnemers de bijeenkomst en individuele onderdelen/sprekers te beoordelen. Voldoet dit resultaat aan je verwachtingen?
19) Follow-up: hoe houd je contact met je doelgroep?
Na afloop van het evenement deel je jouw ervaringen en de opgedane kennis met je deelnemers. Bijvoorbeeld door een blog of een nieuwsbrief te schrijven over interessante zaken die naar voren kwamen tijdens de presentaties en de discussies.
Lees ook; de meest voorkomende ergernissen tijdens een zakelijk evenement
