Succesvol een zakelijk evenement organiseren? Hoe voorkom je deze ergernissen?
Het tweede deel uit de serie ‘succesvol een zakelijke bijeenkomst organiseren’. Dit zijn de fouten die je niet wilt maken. Mocht je denken dat ik zwaar aan het overdrijven ben, realiseer je dan dat de werkelijkheid soms nog veel schrijnender was.
1) Bedenk een nietszeggend thema
Je klanten en gasten willen bij jouw bijeenkomst nieuwe inzichten opdoen, een interessante discussie bijwonen en netwerken. Jij schotelt ze een thema voor dat niet actueel is en niet relevant. Het is de manier om je klanten en relaties de deur uit te jagen.
2) Geef alle sprekers evenveel tijd
Zodat het publiek mag luisteren naar die langdradige spreker die zijn monoloog nog net iets heeft kunnen rekken. De interessante, inspirerende sprekers vraag je of ze hun boeiende verhaal kunnen inkorten.
3) Zorg voor een paneldiscussie zonder discussie
Een paneldiscussie kan zorgen voor spanning tijdens de bijeenkomst. Een goede discussie zet je publiek op het puntje van zijn stoel. Helaas is mijn ervaring dat paneldiscussies zelden een discussie zijn. Men durft elkaar niet af te vallen. De panelleden zijn niet goed geselecteerd. De dagvoorzitter heeft zich niet voldoende verdiept in het onderwerp en stelt oppervlakkige vragen, durft zijn nek niet uit te steken waardoor de discussie nooit op gang komt. Niemand zit te wachten op een gezapig onderonsje op een podium. Een ideaal moment voor het publiek om zijn e-mail nog eens te checken of het toilet te bezoeken.
4) Pauze inkorten
Als sprekers uitlopen korten we de pauze wel in zodat er minder tijd is om te netwerken. In deel I van deze serie geef ik vier eenvoudige tips waarmee je voorkomt dat sprekers de gestelde tij overschrijden.
5) Doe geen soundcheck
Vorige week was ik bij een bijeenkomst waar de microfoon van een spreker continue wegviel. Tot grote ergernis van echt iedereen die bij de bijeenkomst aanwezig was. Slecht geluid is een van de grootste ergernissen die je je gasten voor kunt zetten. Zelfs als alles perfect is georganiseerd, als het geluid slecht is is je bijeenkomst slecht. Laat de sprekers en de audiovisuele dienst niet tijdig een check doen en je weet dat video’s niet opstarten, dat er een irritante bromtoon op de speakers zit, dat de spreker 5 minuten voor tijd met zijn Apple komt zonder het juiste verloopstuk om hem aan te sluiten, dat de reversmicrofoons kraken, dat het geluid van microfoons wegvalt en dat de batterijen van de handmicrofoons bijna leeg zijn.
6) Kies de verkeerde locatie
De zon schijnt door de prachtige glazen pui direct op het scherm waardoor de slides en video’s totaal onzichtbaar zijn. Een bijeenkomst waar een deel van het publiek geen zicht heeft op het podium door pilaren die middenin de zaal staan. Geen grap, ik heb het allemaal meegemaakt! Een variant daarop: in januari een bijeenkomst organiseren in een oud monument (een kerk, bunker, landhuis) zonder adequate verwarming. Een zakelijke bijeenkomst hoeft geen ontbering te zijn.
7) Gebruik te veel filmpjes van Youtube en Vimeo die iedereen al heeft gezien
Zorg voor goed, inspirerend beeldmateriaal. Origineel beeldmateriaal. Check bij sprekers of ze hun eigen beeldmateriaal verzorgen of dat ze bestaande Youtube filmpjes gebruiken. Ik zeg niet dat je nooit een filmpje van Youtube kunt gebruiken om je punt te illustreren. Maar als je publiek voor de zoveelste keer dat filmpje over samenwerken of veranderen voorbij ziet komen, dan wordt dat een ergernis. Het is een zwaktebod van de spreker en de organisatie. Kon je niks originelers vinden?
8) Filelocatie
Kies een locatie in de randstad, of in het oude stadscentrum van een grote stad. Start stipt om 09.00 uur. Dan weet je zeker dat de eerste spreker voor een lege zaal staat en je gasten zich staan te ergeren in de file.
9) Disaster routing
Een mooie wandeling naar de workshopruimtes. De route loopt via lange gangen, smalle trappenhuizen en als bonus via een steegje of een prachtige tuin door de motregen naar een workshopruimte dichtbij. Vanzelfsprekend krijgen je gasten maar vijf minuten de tijd om zich te verplaatsen waardoor het dringen wordt in de gangen en een deel van je gasten onderweg afhaakt.
10) Stemsystemen en slecht WIFI-netwerk
Je hand opsteken is zo jaren negentig. Daarom hebben kunnen we beschikken over stemsystemen waarbij het publiek met zijn smartphone mag stemmen. Jouw eventlocatie blijkt zich net te bevinden in de Bermuda driehoek waarin alle mobiele netwerksignalen worden verzwolgen (ja ze bestaan echt nog, plekken of zalen in NL zonder goed mobiel netwerk). Toevallig net als jij je bijeenkomst organiseert is er een storing in het wifi netwerk. “De technische dienst werkt er hard aan om het euvel te verhelpen”. “Gisteren werkte het netwerk nog. (met 3 man getest). Nu we met 500 personen online gaan ligt het netwerk eruit”. Controleer altijd of wifi netwerken voldoende bandbreedte hebben voor jouw event.
11) Een te lange inleiding door de dagvoorzitter
Gevolgd door een te lange inleiding door een topman die te lang praat over strategie met slides vol organogrammen en een professioneel, nietszeggend, bedrijfsfilmpje. Vervolgens te lange lezingen van experts die te lang over hun eigen zaak praten in wollige taal.
Lees hier hoe het beter kan! Hoe organiseer je een succesvolle zakelijke bijeenkomst? 19 tips voor een inspirerend evenement
